Documentos Eletrônicos¶

Este guia explica as tarefas do módulo de Documentos Eletrônicos: preparação dos cadastros, criação e ciclo de vida dos documentos, assinaturas, compartilhamento, vínculos e níveis de acesso.

As telas e mensagens foram verificadas em ambiente de teste. Se uma ação não aparecer, o usuário precisa receber o perfil ou a permissão indicada na tarefa.

Antes de começar¶

1. Cadastre os tipos de documento, tipos de vínculo, tipos de conferência, hipóteses legais e modelos necessários.
2. Defina as permissões do setor para leitura e operação dos documentos.
3. Tenha um documento em rascunho quando for editar, concluir ou assinar; documentos finalizados não voltam para edição.
4. Para níveis Restrito e Sigiloso, selecione uma hipótese legal válida e confirme a operação com sua senha.

Perfis envolvidos¶

Painel¶

O painel reúne documentos pessoais, favoritos, documentos compartilhados, vínculos, assinaturas e revisões pendentes.

Cadastros básicos¶

1. Cadastrar uma classificação¶

Quem pode: Gerente Sistêmico de Documento Eletrônico.

Caminho: Documentos/Processos › Documentos Eletrônicos › Cadastros › Classificações.

1. Abra Classificações.
2. Clique em Adicionar Classificação.
3. Informe Código, Descrição, Suficiente para classificar um processo? e Ativo. Preencha os demais campos necessários, como fase, destinação e observações.
4. Clique em Salvar.

Resultado: a classificação aparece na listagem.

2. Cadastrar um tipo de documento interno¶

Quem pode: Gerente Sistêmico de Documento Eletrônico.

Caminho: Documentos/Processos › Documentos Eletrônicos › Cadastros › Tipos de Documentos Internos.

1. Abra Tipos de Documentos Internos.
2. Clique em Adicionar Tipo de Documento Interno.
3. Informe Descrição, Sigla e Ativo.
4. Se necessário, preencha Cabecalho padrao e Rodape padrao.
5. Clique em Salvar.

Resultado: o novo tipo aparece na listagem e pode ser usado em documentos e modelos.

3. Clonar um tipo de documento interno¶

Quem pode: Gerente Sistêmico de Documento Eletrônico.

Caminho: Documentos/Processos › Documentos Eletrônicos › Cadastros › Tipos de Documentos Internos.

1. Abra Tipos de Documentos Internos.
2. Na linha do tipo que servirá de base, clique em Clonar.
3. Confira o tipo criado, ajuste Descrição, Sigla, cabeçalho, rodapé e demais opções.
4. Clique em Salvar.

Resultado: o sistema cria uma cópia com novo nome, preservando o cabeçalho e o rodapé do tipo original.

4. Cadastrar um tipo de documento externo¶

Quem pode: Gerente Sistêmico de Documento Eletrônico.

Caminho: Documentos/Processos › Documentos Eletrônicos › Cadastros › Tipos de Documentos Externos.

1. Abra Tipos de Documentos Externos.
2. Clique em Adicionar Tipo de Documento Externo.
3. Informe Descrição, Sigla e Ativo.
4. Clique em Salvar.

Resultado: o tipo externo aparece na listagem.

5. Cadastrar um tipo de vínculo de documento¶

Quem pode: Gerente Sistêmico de Documento Eletrônico.

Caminho: Documentos/Processos › Documentos Eletrônicos › Cadastros › Tipos de Vínculos entre Documentos.

1. Abra Tipos de Vínculos de Documentos.
2. Clique em Adicionar Tipo de Vínculo de Documento.
3. Informe a Descrição, a Descrição na Voz Ativa e a Descrição na Voz Passiva.
4. Clique em Salvar.

Resultado: o tipo fica disponível ao vincular documentos.

6. Cadastrar um tipo de conferência¶

Quem pode: Gerente Sistêmico de Documento Eletrônico.

Caminho: Documentos/Processos › Documentos Eletrônicos › Cadastros › Tipos Conferência.

1. Abra Tipos de Conferência.
2. Clique em Adicionar Tipo de Conferência.
3. Informe a Descrição.
4. Clique em Salvar.

Resultado: o tipo fica disponível para registrar como o documento externo foi conferido.

7. Cadastrar uma hipótese legal¶

Quem pode: Gerente Sistêmico de Documento Eletrônico.

Caminho: Documentos/Processos › Documentos Eletrônicos › Cadastros › Hipóteses Legais.

1. Abra Hipóteses Legais.
2. Clique em Adicionar Hipótese Legal.
3. Selecione o Nível de Acesso que a hipótese justifica.
4. Informe Descrição e Base Legal.
5. Clique em Salvar.

Resultado: a hipótese pode ser escolhida ao restringir o acesso de um documento.

8. Cadastrar um modelo de documento¶

Quem pode: Gerente Sistêmico de Documento Eletrônico.

Caminho: Documentos/Processos › Documentos Eletrônicos › Cadastros › Modelos.

1. Abra Modelos de Documentos.
2. Clique em Adicionar Modelo de Documento.
3. Selecione o Tipo do Documento e informe a Descrição.
4. Marque os níveis permitidos: Sigiloso?, Restrito? e Público?.
5. Escolha o Nível de Acesso Padrão e marque Ativo.
6. Clique em Salvar.

Resultado: o modelo é criado e pode receber corpo, variáveis e ajustes adicionais.

Criar e tramitar documentos¶

9. Definir permissões de documento eletrônico¶

Quem pode: Chefe de Setor.

Caminho: Documentos/Processos › Permissões › aba Documentos Eletrônicos.

1. Abra Permissões.
2. Selecione a aba Documentos Eletrônicos.
3. No setor desejado, informe os servidores que podem adicionar, operar e ler documentos.
4. Informe os servidores que podem apenas ler documentos.
5. Também é possível conceder essas permissões a setores.
6. Clique em Enviar.

Resultado: as permissões ficam registradas para o setor.

10. Cadastrar um documento eletrônico¶

Quem pode: servidor com permissão de criação no setor.

Caminho: Documentos/Processos › Documentos Eletrônicos › Documentos.

1. Abra Documentos de Texto.
2. Clique em Adicionar Documento de Texto.
3. Selecione o Tipo do Documento, o Modelo, o Nível de Acesso e o Setor Dono.
4. Informe o Assunto.
5. Confirme que está ciente das instruções gerais, quando o campo for exibido.
6. Clique em Salvar.

Resultado: o documento é criado como rascunho e sua tela de visualização é aberta.

11. Editar o conteúdo do documento eletrônico¶

Quem pode: usuário com permissão de operação no documento em rascunho.

1. Na tela do documento, clique em Editar.
2. Escolha Texto.
3. Edite o corpo do documento.
4. Clique em Salvar e Visualizar.

Resultado: o documento volta à tela de visualização e registra a edição.

12. Concluir o documento eletrônico¶

Quem pode: usuário com permissão de operação no documento.

1. Abra um documento em rascunho.
2. Revise o conteúdo e os dados do documento.
3. Clique em Concluir.

Resultado: o rascunho passa a concluído e fica pronto para assinatura.

13. Retornar o documento para rascunho¶

Quem pode: usuário com permissão de operação no documento concluído.

1. No documento concluído, clique em Ações.
2. Clique em Retornar para rascunho.
3. Faça as alterações necessárias.
4. Clique novamente em Concluir.

Resultado: o documento volta a concluído após a nova conclusão.

14. Assinar o documento eletrônico¶

Quem pode: signatário autorizado do documento concluído.

1. No documento concluído, clique em Assinar.
2. Clique em Definir identificador.
3. Selecione o Perfil de assinatura.
4. Informe sua Senha.
5. Clique em Assinar Documento.

Resultado: a assinatura é registrada no documento.

15. Solicitar assinatura de outro servidor¶

Quem pode: usuário com permissão de operação no documento.

1. Abra o documento concluído e clique em Solicitar.
2. Escolha Assinatura.
3. Informe a Pessoa que deverá assinar.
4. Clique em Enviar solicitações.
5. O destinatário abre o documento, clica em Assinar, escolhe o perfil, informa a senha e clica em Assinar Documento.

Resultado: a solicitação e a assinatura ficam visíveis no histórico do documento.

16. Finalizar o documento eletrônico¶

Quem pode: usuário autorizado a finalizar o documento assinado.

1. Abra o documento que já possui a assinatura necessária.
2. Confira as assinaturas.
3. Clique em Finalizar.

Resultado: o documento fica finalizado e não pode mais ser editado.

17. Imprimir o documento eletrônico¶

Quem pode: usuário com acesso ao documento.

1. Abra o documento finalizado.
2. Clique em Ações.
3. Escolha Imprimir (Retrato) ou Imprimir (Paisagem).
4. Na tela de impressão, confira a prévia e clique em Continuar ou Imprimir.

Resultado: o sistema prepara o PDF no formato escolhido.

18. Compartilhar um documento com outros setores¶

Quem pode: usuário com permissão de compartilhamento do documento.

1. Abra o documento.
2. Clique em Compartilhar.
3. Escolha os setores que podem editar e ler ou apenas ler.
4. Clique em Enviar.

Resultado: o compartilhamento é registrado e o setor passa a encontrar o documento conforme a permissão concedida.

19. Clonar um documento eletrônico¶

Quem pode: usuário com acesso de clonagem ao documento.

1. Abra o documento que servirá de base.
2. Clique em Ações e depois em Clonar.
3. Ajuste o Setor Dono e informe um novo Assunto.
4. Revise tipo, modelo, classificações e nível de acesso.
5. Clique em Salvar.

Resultado: um novo documento é criado, inicialmente em rascunho.

20. Vincular documentos eletrônicos¶

Quem pode: usuário com permissão de operação no documento base.

1. Conclua, assine e finalize o documento que será a base do vínculo.
2. Abra Ações e clique em Vincular documento.
3. Selecione o Tipo de Vínculo.
4. Escolha o Documento Alvo.
5. Clique em Salvar.

Resultado: o vínculo aparece no histórico e na visualização dos documentos relacionados.

Alterar nível de acesso¶

21. Alterar diretamente o nível de acesso¶

Quem pode: Chefe de Setor ou responsável com autorização direta.

1. Abra um documento finalizado.
2. Clique em Nível de acesso.
3. Clique em Editar nível de acesso.
4. Escolha o novo nível em Para.
5. Se o nível exigir justificativa, selecione a Hipótese Legal.
6. Informe a Senha para confirmação.
7. Clique em Enviar.

Resultado: o novo nível aparece no documento e a alteração fica registrada no histórico.

22. Solicitar alteração de nível de acesso¶

Quem pode: servidor que pode visualizar o documento, mas não pode alterar diretamente seu nível.

1. Abra o documento finalizado.
2. Clique em Nível de acesso.
3. Clique em Solicitar alteração de nível de acesso.
4. Escolha o novo nível em Para.
5. Selecione a Hipótese Legal e informe a senha.
6. Clique em Enviar.

Resultado: a solicitação fica pendente para análise do responsável.

23. Autorizar alteração de nível de acesso¶

Quem pode: Chefe de Setor ou responsável pela análise do documento.

1. Abra o documento com solicitação pendente.
2. Clique em Nível de acesso.
3. Clique em Analisar/Visualizar solicitações de alteração de nível de acesso.
4. Selecione a solicitação e clique em Deferir.
5. Marque Confirmar.
6. Informe a senha e clique em Enviar.

Resultado: o nível de acesso é alterado e a autorização fica registrada no histórico.

Situações comuns¶

• Ação não aparece: confirme o perfil, a função no setor e as permissões do documento.
• Hipótese legal não aparece: selecione primeiro um nível que exija justificativa; as opções são carregadas depois dessa escolha.
• Documento não pode ser editado: ele pode estar concluído, assinado ou finalizado. Retorne-o para rascunho quando essa ação estiver disponível.
• Assinatura não aparece: verifique se a solicitação foi enviada para a pessoa correta e se ela possui acesso ao documento.